En el marco de la transformación digital de las empresas y para mayor control y fiscalización de las mismas, la DIAN a solicitado implementar la Nómina Electrónica. Con el propósito de aclarar y explicar lo referente al tema tenemos la asesoría de Camilo Mejía, CEO de BUK, empresa con experiencia en brindar software integral de recursos humanos distribuido en tres grandes pilares, Administrativo, Talento y Reclutamiento, y Cultura.
ABC de la Nómina Electrónica para empresas de 1 a 10 empleados
¿Qué es Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
- Refleja los valores devengados y deducidos que se desprenden de una relación laboral, o legal y reglamentaria, o por pago de pensiones a cargo del empleador. Luego de la validación realizada por la DIAN, este documento es el soporte fiscal idóneo de costos y deducciones.
- Para un empleador, es el documento que soporta los costos y deducciones relacionados con los pagos laborales y que puede deducir en el impuesto sobre la renta.
- Se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, de forma independiente, por cada uno de los empleados – pensionados, informando el valor correspondiente a los gastos laborales mensuales.
¿Cuál es el marco legislativo para la Nómina Electrónica?
- Con base en la Resolución 013 del 11 de febrero de 2021(1), las empresas según su número de empleados, debían iniciar la implementación de la Nómina Electrónica desde el mes de octubre de 2021. A Febrero de 2022 ya deberían estar transmitiendo ante la Dian, incluso las de 1 a 10 empleados.
¿Cuál es el objetivo principal de implementar la Nómina Electrónica?
- La Dian busca la transformación digital de las organizaciones e impulsa a que adquieran software de nómina y adecuarlos a sus requerimientos, para que la información que se comparta se recopile y se pueda facilitar el control y la fiscalización sin necesidad de la dependencia de las empresas.
¿Cuándo vence el plazo para implementar la Nómina Electrónica para empresas de 1 a 10 empleados?
- La Dian es consiente que este es un proceso de aprendizaje, capacitación y ejecución y mediante la Resolución 00151 del 10 de diciembre de 2021(2) extendió el plazo. Fijando que la primera transmisión de los pagos de nómina de Diciembre de 2021, Enero y Febrero de 2022 deberá realizarse, de manera independiente, dentro de los 10 primeros días del mes de Marzo de 2022.
¿Beneficios más importantes de tener una Nómina Electrónica?
- Mayor control y seguridad sobre la información.
- Gestión más efectiva y rápida de la nómina, estandarizada con la Dian.
- Consulta y envío de datos históricos desde cualquier dispositivo y lugar, sumado a la reducción de costos.
- Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN en la declaración de renta.
- Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.
- Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
- Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportadas a la DIAN.
- Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la DIAN.
¿Cuánto es el costo aproximado de la implementación de una Nómina Electrónica?
- En el caso específico de BUK, inicialmente se debe tener implementado el Software de Nómina, luego la activación de cada empresa o NIT para el envío de la Nómina, tendrá un costo que ronda los $140 mil pesos.
- Además, cada documento enviado, es decir lo referente a cada empleado tendrá un costo aproximado de $115 pesos.
- Si hay necesidad de un documento ajuste, este será cobrado adicional $115 pesos.
¿Cuánto tiempo se puede demorar un proceso de implementación de una Nómina Electrónica?
- La Nómina Electrónica al final, está compuesta por informes que son generados mediante uno o varios clics, es decir su implementación, generación y envía es inmediata, 1 o 2 minutos máximo puede tardar.
¿Es lo mismo la nómina electrónica que la digitalización de nómina?
No es lo mismo. Es importante aprender a diferenciar entre liquidar la nómina con herramientas digitales y el hecho de presentarla a la DIAN. La digitalización de la nómina hace referencia a que entregues tu proceso de liquidación de nómina a un software, que permitirá te realizar esta tarea de manera rápida y sencilla. La nómina electrónica por su parte, es la transmisión a la DIAN de la información de los desprendibles de nómina por cada uno de tus colaboradores.
¿Qué pasa si no se cumple con el envío de la Nómina Electrónica?
- Si no se suministra la información requerida por la Dian, se enfrentan a posibles sanciones, con multas del 5% de la suma de la nómina electrónica.
- Si se suministra información errónea y no se corrige dentro de los plazos, la multa será del 4% de la suma total de tu nómina electrónica.
- Si se suministra información de forma extemporánea, la multa será del 3% del valor correspondiente.
- Camilo Mejía, CEO de BUK, recomienda que más allá de cumplir o no, se trata de un beneficio para las empresas que hay que hacer.
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¿Asume BUK o cualquier empresa prestadora del servicio o desarrolladora, responsabilidad ante la Dian por fallas o inconsistencias?
- Tanto BUK como cualquier empresa prestadora del servicio debe estar registrada ante la Dian como proveedor tecnológico, donde se demuestra el funcionamiento garantizado y que debe estar abierto a actualizaciones.
(1) Resolución 0013 del 11 de febrero de 2021
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