El Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), expidió el Decreto 088 del 24 enero de 2022, que establece los lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites, esto quiere decir que el MinTIC formula los lineamientos para que las autoridades faciliten, agilicen y garanticen el acceso a los trámites mediante medios digitales.
“Con esta nueva normativa, establecemos un elemento fundamental para seguir avanzando en la transformación digital del país y el fortalecimiento de la relación entre la ciudadanía y el Estado”, dijo la ministra de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Carmen Ligia Valderrama Rojas.
La digitalización y automatización se llevará a cabo de manera gradual, teniendo en cuenta la demanda y complejidad particular de cada trámite y la cantidad de procesos de cada una de las entidades. De esta manera, se desarrolló un método de estimación que permite asignar plazos diferenciales a las entidades en función de la cantidad de trámites, el desempeño institucional, el nivel de demanda y complejidad de sus trámites, así como la evolución de la tecnología y las características socioeconómicas de los municipios en donde operan las entidades.
Como resultado, tanto las entidades nacionales (136) como las entidades territoriales (2.088), se organizaron en tres grupos, cada uno de los cuales tiene asignado un plazo diferente para digitalizar y automatizar sus trámites.
Al respecto, Iván Durán, Viceministro de Transformación Digital del MinTIC, precisó: “La gestión de esta digitalización y automatización de trámites inicia a finales de este mes de enero y se espera que, al cierre del 2037, las autoridades estén cumpliendo a cabalidad con la norma y en los plazos establecidos”.
¿En qué consiste el decreto digitalización de trámites?
Es el instrumento jurídico que establece conceptos, lineamientos, plazos y condiciones técnicas transversales para la digitalización y automatización de los trámites y su realización en línea con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas y el cumplimiento de sus obligaciones para con el Estado por medios digitales.
¿Cómo acompañará el MinTIC la digitalización de los trámites?
A través de:
a. Elaboración de políticas y marcos de referencia a partir de buenas prácticas internacionales relacionadas con tecnologías de la información, que servirán de ejemplo para las entidades que se sumen a este proceso de
transformación.
b. Generación de guías y lineamientos para la digitalización y automatización de trámites y servicios.
c. Disposición de los Servicios Ciudadanos Digitales (Autenticación, Carpeta Ciudadana Digital e interoperabilidad), para facilitar y agilizar los procesos de transformación digital de las entidades.
d. Implementación de guías, lineamientos y recursos para que las entidades puedan emplearlos, en el portal único del Estado colombiano www.gov.co
¿Cómo se realizará la transición?
La digitalización y automatización de los trámites se llevará a cabo de manera gradual; es decir, todos estos se dividirán en tres bloques o grupos. Inicialmente se realizará la transición del 30% de los trámites; posteriormente, del 30% y finalmente, del 40%. Es necesario precisar que, los entregables serán determinados por cada entidad a partir de un ejercicio de priorización basado en el nivel de demanda de los mismos.
¿Hasta cuándo hay plazo para cumplir con lo estipulado en el decreto?
Teniendo en cuenta que no todos los trámites tienen la misma demanda ni complejidad, y que no todas las entidades tienen la misma cantidad de trámites, se desarrolló un método de estimación que permite asignar plazos
diferenciales a las entidades en función de la cantidad de trámites, el desempeño institucional, el nivel de demanda y complejidad de sus trámites, la evolución de la tecnología y las características socioeconómicas de los municipios en donde operan las entidades.
Como resultado, tanto las entidades nacionales (136) como las entidades territoriales (2.088) se organizaron en tres grupos, cada uno de los cuales tiene asignado un plazo diferente para digitalizar y automatizar sus trámites. (El número de entidades de cada grupo puede variar en función a la creación o liquidación de entidades, o de la creación o supresión de los trámites de las entidades en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT).
¿Cuántos trámites se digitalizarán?
Para el 2037, se estima que la cifra supere los 70.000 trámites, de más de 2.000 entidades públicas nacionales y territoriales.
¿Quiénes debes cumplir con este Decreto?
Las autoridades de la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial y los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas
y que tengan trámites, OPAS (Otros procedimientos administrativos o servicios de consulta de acceso a información pública.
¿Para qué se deben digitalizar los trámites?
Para cumplir con la RFC:
• Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales.
• Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos.
• Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas mediante el uso de las tecnologías de la información.
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La transformación digital permitirá seguir mejorando la calidad y la eficiencia de la oferta de servicios del Estado para ahorrar costos, mejorar los procesos y especialmente, que la ciudadanía genere mayor cercanía y se sienta respaldada por un Gobierno que piensa y atiende sus necesidades.
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