Mediante los correos electrónicos los usuarios manejan un alto flujo de información y de conversaciones. A veces es difícil llevar rastro de qué correos y a quién se ha enviado una información importante. Es por esto, que en el Día Mundial del Correo se buscan resaltar herramientas tecnológicas que permitan brindar seguridad y eficacia a las personas. Certicámara cuenta con el Correo Electrónico Certificado para garantizar monitoreo y seguridad en los correos.
La plataforma del Correo Electrónico Certificado proporciona notificaciones electrónicas por medio de un correo. Esto cuenta con validez jurídica y probatoria de envío, tal como los certificados por medios físicos.
Con la eficacia de los procesos, se optimiza la administración del correo que tenga vigente la persona. La herramienta garantiza la integridad y la trazabilidad del mensaje de datos enviados por el emisor del mensaje.
Cabe resaltar que la Corte Constitucional advirtió en su Sentencia T-238-22 que cuando se comunica o notifica por medio de un mensaje de datos, los términos procesales solo se empiezan a contar hasta el momento en que la persona tenga “acuse de recibo” o cuando se pueda constatar, por cualquier medio, el acceso del destinatario a dicho mensaje.
¿Qué beneficios tiene el Correo Electrónico Certificado?
- Confirmación de envío y acuse de recibo certificado al correo del remitente
- Registro verificable que muestra el envío, la entrega, el contenido, la fecha y la hora del envío o recepción del correo electrónico
- Desmaterialización del proceso de notificaciones oficiales
- Ahorro en costos de envío y manejo de documentos físicos
- Ahorro en tiempos de entrega de notificaciones
- Mejora en los procesos que se relacionan con el servicio al cliente
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El Correo Electrónico Certificado se divide en dos formas de enviar mensajes que los usuarios utilizan en el día a día. Estos grupos son: Certimail Massive y Certimail Evidence.
Certimail Massive
Es una aplicación de escritorio que no se integra con otros sistemas y permite enviar de manera masiva correos electrónicos certificados. La persona puede adjuntar archivos al mensaje y enviar todo al tiempo, con base a un documento de Excel que tenga la lista de los correos a los que se va a enviar.
Beneficios:
- Envío masivo de correos certificados de manera rápida y sencilla
- Validez probatoria en notificaciones electrónicas
- Ahorro en tiempos de entrega de notificaciones
Certimail Evidence
Es una aplicación de la web que se publica en la infraestructura del cliente. Permite monitorear continuamente un conjunto de correos y descargar las evidencias que se reciben de Certimail. Brinda una configuración que arroja un código de referencia, esto facilita la clasificación de los correos por el código. Al ser un aplicativo web tiene un servicio para conocer la información detallada de cómo se encuentra el estado de envío de un correo.
Beneficios:
- Se genera un formato PDS sobre los acuses emitidos por Certimail
- Tiene un sistema de administración de evidencias
- Hay una custodia de las evidencias
- Se puede consultar en una interfaz las diferentes evidencias
- Hay un envío de evidencias por web a otros sistemas
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