Desde el pasado jueves 18 de marzo, la Notaría 16 de Bogotá recibió la autorización por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) para realizar los trámites notariales de manera digital, en alianza con la compañía tecnológica Olimpia, experta en verificación de identidad y firma electrónica y que hace parte del grupo Colpatria. Este avance permite que servicios como las escrituras públicas, registros civiles, matrimonios, hipotecas y autenticación de documentos puedan realizarse de manera más ágil, sencilla y segura, sin salir de casa. Además, sienta un precedente en Colombia para que las más de 900 notarías del país avancen hacia su transformación digital, en el marco de la Cuarta Revolución Industrial.
Los retos que se contemplaron inicialmente para ofrecer este servicio fueron la seguridad, la validez jurídica y la capacidad para atender de manera virtual este tipo de trámites formales que requieren rigurosidad. En ese sentido, el doctor Eduardo Vergara, Notario 16 de Bogotá, asegura que la fe pública -que otorgan las notarías- continúa intacta ahora que se puede brindar de manera digital. “Con esa garantía, lanzamos una plataforma virtual que permite que los ciudadanos suscriban sus documentos con firma electrónica, validen su identidad con biometría y resuelvan todo tipo de trámites notariales de manera muy rápida”, explica.
Y es que todas las notarías en Colombia pueden, desde este año, incursionar en el mundo digital. De acuerdo con Daniel Medina, CEO de Olimpia, el hecho de tener la biometría vinculada al servicio notarial, permite generar confianza y acelerar la adopción de la notaría digital. “En Olimpia acompañamos la transformación digital de diversos sectores de la economía, alcanzando en febrero más de 150.000 verificaciones de identidad por día. En ese contexto apoyamos la digitalización de los servicios notariales, iniciando por la biometría fija y móvil de cerca de 800 notarías articuladas por la Unión Colegiada del Notariado Colombiano y ahora habilitamos la posibilidad de que los ciudadanos hagan sus trámites notariales sin salir de casa, haciendo uso de tecnologías como biometría, firma electrónica y video llamadas, y con altos niveles de seguridad”.
¿Cómo acceder a este servicio?
El usuario que quiera empezar a hacer uso de la notaría digital, debe acercarse por primera y única vez a las instalaciones de la notaría seleccionada para realizar su registro de firma electrónica. En este procedimiento se le verificará la identidad contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se registrará el correo electrónico y número celular desde los cuales realizará los trámites virtuales. También podrá solicitar ese servicio de registro a domicilio, en aquellas notarías que cuentan con la biometría móvil desarrollada por Olimpia.
Una vez registrado e identificado, el usuario puede ingresar al portal web de la notaría y seleccionar el proceso que desee realizar; hay más de 400 trámites habilitados de manera virtual y el ciudadano podrá hacerles seguimiento en tiempo real. Cada trámite tiene ciertas particularidades en el proceso, razón por la cual el usuario puede visualizar la información de la naturaleza del trámite, los requisitos y las tarifas establecidas de acuerdo con el Decreto 2106 de 2019. En algunos trámites en los que se requiera un encuentro con el notario como requisito, la sesión se adelantará a través de una video llamada.
Paso seguido, la plataforma envía al correo del usuario el link para realizar el pago de manera electrónica. En el caso de las autenticaciones, el procedimiento continúa en línea y para aquellas situaciones en las que se requiere una reunión, testamentos, conciliaciones y matrimonios, el sistema agendará una comparecencia con el notario a través de video llamada. Una vez desarrollados todos los actos, la plataforma permite que el notario realice su firma y sello digital, otorgando la fe pública que tradicionalmente se brinda de manera presencial. El proceso finaliza cuando los documentos son remitidos al usuario de manera virtual.
“Esta es la consolidación del proceso de transformación digital de las notarías. El mundo ha cambiado y ahora nos ponemos a la vanguardia a nivel global, avanzando en la estrategia de cero papel y en la automatización de los procesos, a favor de los usuarios”, afirmó Vergara. En eso coincide Medina, quien a su vez destaca el liderazgo de los notarios para modernizar este sector. “Los notarios están siendo los protagonistas y dar ese paso hacia los procesos digitales generará cada vez más confianza para la digitalización de otros sectores”, concluyó Medina.